Van Excel naar PIM: wanneer maak je de overstap?
Werk je nog met Excel voor het beheren van productinformatie? Dan merk je waarschijnlijk dat spreadsheets steeds moeilijker beheersbaar worden naarmate je assortiment groeit. Productinformatie bijwerken, samenwerken met collega’s en meerdere verkoopkanalen ondersteunen kost meer tijd en overzicht.
Voor veel groothandels en fabrikanten komt daarom het moment waarop Excel niet meer voldoende flexibiliteit biedt. PIM-software helpt om productinformatie centraal te beheren en efficiënter te werken
Wanneer Excel je groei belemmert
Excel werkt prima voor kleinere assortimenten, maar bij groei ontstaan vaak beperkingen. Het beheren van productinformatie in meerdere spreadsheets kost meer tijd en vergroot de kans op fouten. Zeker wanneer meerdere collega’s tegelijk met dezelfde data werken. Ook het beheren van meerdere talen, afbeeldingen, documenten en productrelaties wordt steeds complexer.
Gebruik je productinformatie voor webshops, marketplaces of catalogi? Dan wordt het belangrijk om data centraal en gestructureerd te beheren. Precies daar biedt PIM-software meer overzicht en schaalbaarheid.
Waarom overstappen naar PIM-software?
Met PIM-software beheer je alle productinformatie centraal in één systeem. Van productteksten en specificaties tot afbeeldingen, documenten en meertalige content. Daardoor werk je efficiënter, behoud je overzicht en publiceer je sneller naar alle verkoopkanalen.
Voordelen van PIM
Flexibel productinformatie beheren
Met Unicat PIM beheer je productinformatie centraal in één flexibele en gebruiksvriendelijke omgeving, volledig afgestemd op jouw assortiment en processen. Tijdens de overstap van Excel naar PIM-software begeleiden onze specialisten je persoonlijk. Van datastructuur en dataconversie tot koppelingen en training: we denken met je mee.
Hoe maak je de overstap van Excel naar PIM-software
Wanneer je overstapt van Excel naar PIM-software, wil je zeker weten dat het systeem aansluit op je assortiment, processen en verkoopkanalen. Maar waar begin je precies? Hieronder lees je welke stappen belangrijk zijn tijdens de overstap.
Stap 1: Breng je wensen en processen in kaart
Analyseer hoe jullie productinformatie vandaag beheerd wordt en bepaal welke behoeften er zijn voor een PIM-systeem.
Denk bijvoorbeeld aan:
- de opbouw van het assortiment;
- het aantal artikelen en kenmerken;
- het aantal talen;
- de verkoopkanalen die gekoppeld moeten worden;
- het beheer van afbeeldingen en documenten.
Stap 2: Kies een PIM-oplossing die bij je organisatie past
Niet ieder PIM-systeem werkt hetzelfde. Kijk daarom niet alleen naar functionaliteiten, maar ook naar flexibiliteit, schaalbaarheid en integratiemogelijkheden. Ook de begeleiding vanuit de PIM-leverancier speelt een belangrijke rol tijdens implementatie en verdere optimalisatie.
Stap 3: Maak een duidelijk implementatieplan
Samen met de implementatiepartner werk je een plan uit voor:
- de inrichting van het PIM-systeem;
- de import van bestaande data;
- koppelingen met andere systemen;
- trainingen voor gebruikers.
Zo verloopt de overstap gecontroleerd en efficiënt.
Stap 4: Zet bestaande Excel-data gecontroleerd over
Tijdens deze fase worden bestaande productgegevens opgeschoond, gestructureerd en geïmporteerd in het nieuwe PIM-systeem. Ook koppelingen met ERP-systemen, datapools of andere databronnen kunnen hierin meegenomen worden.
Stap 5: Blijf optimaliseren
Na de implementatie kun je processen verder optimaliseren en aanvullende functionaliteiten benutten, zoals DAM, productrelaties en multichannel publicatie. Zo groeit het PIM-systeem mee met je assortiment en organisatie.
Benieuwd hoe Unicat PIM werkt?
Vraag vrijblijvend een persoonlijke demo aan en ontdek hoe Unicat aansluit op jouw processen en groeiplannen.
